Lotería de Navidad en la empresa: cómo organizarla sin líos

La respuesta corta

La lotería del trabajo es de las más delicadas: hay más gente que en una familia, no todos tienen la misma confianza entre sí, hay turnos, vacaciones, bajas y personas que se van a mitad de diciembre. No hace falta convertirlo en un trámite, pero sí que todos puedan consultar el mismo registro y confirmar que sus datos están bien.

Tres formas de jugar en la empresa

1. Los compañeros compran entre ellos

Es lo más habitual: alguien del equipo compra uno o varios décimos y los reparte entre quienes quieran participar. Es un décimo compartido como cualquier otro, solo que con más participantes. Todo lo de esta guía se aplica tal cual.

2. La empresa regala lotería a la plantilla

Si la empresa regala a cada trabajador un décimo entero, el décimo y su posible premio son de quien lo recibe. Si compra décimos y reparte participaciones, conviene dejar claro por escrito si la empresa conserva alguna parte y en qué porcentaje participa cada persona, porque en el cobro deben figurar los cotitulares reales. Un regalo de la empresa a la plantilla puede tener tratamiento fiscal propio para la empresa y para los trabajadores: que lo revise vuestra gestoría.

3. Un comité, asociación o club de empresa reparte participaciones

Algunas empresas grandes lo canalizan a través del comité o de una asociación de empleados, que compra los décimos y emite participaciones. En ese caso, las participaciones deben decir qué décimo es, cuánto se juega en cada una y quién guarda el original, y cualquier recargo sobre lo jugado debe explicarse antes de recoger el dinero.

Paso a paso

1. Nombrad a una persona responsable de comprar y guardar los décimos, y a otra que revise las cuentas si el grupo es grande.
2. Anunciadlo a quien pueda interesarle por un canal al que lleguen todos (también quien trabaja en otro turno o en remoto). Participar es voluntario: nada de presión ni de dar por hecho que todos se apuntan.
3. Abrid una lista con fecha límite para apuntarse y pagar. Para Navidad, mejor cerrarla a principios de diciembre: así hay tiempo para comprar y repartir las copias.
4. Comprad los décimos y fotografiadlos por las dos caras. Anotad número, serie, fracción y sorteo de cada uno.
5. Enviad a cada participante su confirmación: qué décimos, cuánto juega, su porcentaje y quién guarda los originales. Una participación en PDF o un mensaje individual sirven.
6. El día del sorteo, comprobad los números y comunicad el resultado a todos los participantes, y solo a ellos.

Qué dejar por escrito

El registro tiene que permitir a cualquiera comprobar, sin hacer suposiciones, qué parte juega cada persona. Como mínimo:

• El sorteo y los décimos: número, serie y fracción.
• Quién guarda los originales.
• Cada participante con lo que juega, en euros y, si queréis, en porcentaje. El total tiene que cuadrar con lo jugado.
• La fecha en que se confirmó cada participación y el estado del pago.

Ojo con dar por hecho que quien pagó más juega más. Si alguien adelanta el dinero de otro compañero, o si las aportaciones no son iguales, escribid la cantidad o el porcentaje de cada uno tal como se acordó. Y evitad que el dato clave quede enterrado en un chat de grupo con respuestas del tipo "yo también": un mensaje individual que diga "participo con 5 € en el décimo 00000 de Navidad, que guarda Laura" vale mucho más.

Si queréis un documento más formal, el modelo para compartir un décimo se rellena en un minuto y se descarga en PDF para firmarlo.

Quién ha pagado

Mantened una lista con el nombre de cada participante, la cantidad acordada, lo recibido y el estado: pendiente o pagado. Marcad como pagado solo lo que de verdad se ha recibido. Así se distingue entre quien ha reservado, quien ha prometido pagar y quien está confirmado.

• Un único canal para confirmar pagos (y que el responsable lo actualice en cuanto cobra).
• Bizum o transferencia con concepto; si es en efectivo, confirmación por escrito.
• Si un compañero no paga y el pago era condición para entrar, no está dentro. Avisadle antes de cerrar la lista y no cambiéis por vuestra cuenta el reparto una vez cerrado.

Con TuDécimo, el responsable crea el décimo con una cuenta gratis y manda el enlace de grupo al chat del equipo: cada compañero se apunta desde el móvil sin crear cuenta, marca cuando ha pagado y el responsable lo confirma. La lista de quién está dentro y quién ha pagado se mantiene sola.

Bajas, turnos y quien se va

Un compañero se va de la empresa antes del sorteo

Si pagó su parte, sigue participando aunque ya no trabaje allí. Guardad un teléfono o un email para avisarle si toca: tendrá que identificarse en el cobro.

Está de baja o de vacaciones

Mismo criterio: si estaba apuntado y pagó, participa. Si no había pagado y el pago era condición, contactad con él antes de la fecha límite en lugar de decidir por él.

Alguien se incorpora tarde

Si queda parte libre, se le puede añadir antes del sorteo, actualizando el registro y avisando al resto. Después del sorteo, no.

Recargos

Si se va a cobrar algo más de lo que se juega, hay que explicarlo antes de repartir las participaciones e indicar cuánto corresponde a lotería. Las reglas históricas sobre recargos en participaciones (una orden de 1977 publicada en el BOE hablaba de un recargo máximo del 20 % para participaciones autorizadas) eran para autorizaciones concretas de su época; entre compañeros que solo dividen un décimo, lo más sencillo es no cobrar recargo.

Si toca

Se reparte según lo que quedó registrado antes del sorteo. No es momento de reabrir quién participaba: si hay dudas, revisad el registro, los mensajes y los pagos, y no aceptéis un reparto distinto sin hablarlo con los afectados.

Para cobrar un premio de 2.000 € o más hay que ir a un banco colaborador, y en un décimo compartido conviene que figuren todos los cotitulares con su porcentaje. Si lo cobra solo el responsable y después reparte, Hacienda puede tratarlo como donaciones. Lo explicamos en cómo cobrar un décimo compartido y en Hacienda y el décimo compartido.

¿Sois un grupo estable que juega todo el año? Echa un vistazo a la guía de la peña de lotería paso a paso. Y si queréis llevar la lotería de toda la empresa desde un sitio, tienes lotería de empresa en TuDécimo. TuDécimo no vende lotería ni es una web oficial: los décimos los compráis donde queráis.